Flowco hecht veel belang aan je privacy. In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je onze website bezoekt, het Organisatiekompas invult of contact met ons opneemt, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. We verwerken je gegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.
1. Wie is verantwoordelijk?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Heb je een vraag over je gegevens? Mail ons gerust op yana@flowco.be.
2. Welke gegevens verwerken we?
Als je contact met ons opneemt
Mail of bel je ons, dan verwerken we de gegevens die je ons zelf geeft: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en de inhoud van je bericht.
Als je het Organisatiekompas invult en een aanvraag verstuurt
Na de scan (Light of volledig) kan je ervoor kiezen om je resultaat naar ons te sturen. Dan bewaren we:
- je naam en e-mailadres;
- optioneel: je organisatie, telefoonnummer, je interesse en je bericht;
- je antwoorden op de uitspraken en het berekende scanresultaat;
- je rol (leidinggevende of niet) en waarop je antwoorden betrekking hebben (bv. team of organisatie).
We versturen deze gegevens enkel als je dat zelf doet en uitdrukkelijk akkoord gaat via het vinkje onderaan het formulier.
Als je een teamscan invult via een teamlink
Teamscans zijn anoniem. We vragen geen naam of e-mailadres. We bewaren enkel je antwoorden, de berekende scores en je rol (leidinggevende of medewerker). In het teamrapport tonen we de resultaten per groep pas vanaf drie respondenten, zodat niemand herkenbaar is. De opdrachtgever (je organisatie) krijgt geen individuele antwoorden te zien.
Technische gegevens
- Spambeveiliging: om misbruik van de formulieren te voorkomen, maken we van je IP-adres een onherkenbare code (een zogenaamde hash). Je IP-adres zelf bewaren we nooit. Die code wordt na 24 uur automatisch verwijderd.
- Voortgang van de scan: je antwoorden worden tijdens het invullen in je eigen browser bewaard (via local storage), zodat je later verder kan gaan. Deze gegevens blijven op jouw toestel en komen pas bij ons terecht als je ze zelf verstuurt. Je kan ze wissen via de instellingen van je browser.
- Serverlogs: zoals bij elke website kan onze hostingprovider technische logbestanden bijhouden (bv. tijdstip, opgevraagde pagina, IP-adres) voor de beveiliging en goede werking van de server.
3. Waarom en op welke grond?
| Doel | Rechtsgrond |
|---|
| Je aanvraag of vraag beantwoorden en je scanresultaat met je bespreken | Toestemming (art. 6.1.a AVG) |
| Een teamscan verwerken en een anoniem teamrapport opmaken voor de organisatie die ons de opdracht gaf | Uitvoering van de overeenkomst met de opdrachtgever en ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.b en f AVG) |
| Een traject voorbereiden en uitvoeren, offertes en facturen opmaken | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Boekhouding en fiscale verplichtingen | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) |
| Beveiliging van de website en bescherming tegen spam en misbruik | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Het scanresultaat wordt automatisch berekend, maar is enkel bedoeld als vertrekpunt voor een gesprek. We sturen je geen nieuwsbrief zonder je aparte toestemming.
4. Hoe lang bewaren we je gegevens?
- Aanvragen via het Organisatiekompas en contactberichten: tot maximaal 2 jaar na ons laatste contact, tenzij er een samenwerking uit voortvloeit.
- Anonieme teamantwoorden: zolang het traject loopt en daarna maximaal 12 maanden, of korter als de opdrachtgever dat vraagt.
- Klant- en facturatiegegevens: zo lang als de wet voorschrijft (in België in principe 10 jaar voor boekhoudkundige stukken).
- Gehashte IP-codes voor spambeveiliging: 24 uur.
Vraag je eerder om verwijdering, dan wissen we je gegevens definitief, tenzij een wettelijke verplichting ons dat verbiedt.
5. Wie krijgt je gegevens te zien?
We verkopen of verhuren je gegevens nooit. Binnen Flowco heeft enkel Yana Vandenberghe toegang via een beveiligd beheerdersdashboard. We doen beroep op een beperkt aantal dienstverleners (verwerkers) die je gegevens enkel in onze opdracht verwerken:
- Webhosting: de server waarop de website en de database van het Organisatiekompas draaien;
- E-maildienst: om je bericht te ontvangen en te beantwoorden, en om een korte melding (naam en organisatie) te krijgen bij een nieuwe aanvraag;
- Boekhouder: enkel voor klanten, voor de facturatie.
Daarnaast kunnen we gegevens doorgeven als een wet of een gerechtelijke beslissing ons daartoe verplicht.
6. Google Fonts en doorgifte buiten de EU
Voor de lettertypes van deze website en het Organisatiekompas gebruiken we Google Fonts. Wanneer je een pagina opent, haalt je browser die lettertypes op bij Google. Daarbij krijgt Google technisch je IP-adres te zien. Google kan gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Die doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Meer informatie vind je in het privacybeleid van Google.
Voor zover een van onze andere dienstverleners gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen we voor dezelfde passende waarborgen.
7. Cookies
Deze website gebruikt geen tracking-, advertentie- of analysecookies. We houden geen bezoekersstatistieken bij via derden.
Enkel in het beveiligde beheerdersgedeelte wordt een strikt noodzakelijke sessiecookie geplaatst om de beheerder aangemeld te houden. Daarvoor is geen toestemming nodig. Voor gewone bezoekers wordt geen cookie geplaatst. Zie ook punt 2 over de lokale opslag van je scanvoortgang.
8. Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, onder meer:
- een versleutelde verbinding (HTTPS);
- een beheerdersdashboard dat afgeschermd is met een sterk, versleuteld opgeslagen wachtwoord, beveiliging tegen het raden van wachtwoorden en automatisch afmelden;
- bescherming tegen vervalste formulierverzoeken en spam;
- het afschermen van de database en configuratiebestanden voor rechtstreekse toegang.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten wissen;
- de verwerking te laten beperken;
- je gegevens in een gangbaar formaat te krijgen of aan een ander te laten overdragen;
- bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
- je toestemming op elk moment in te trekken. Dat heeft geen invloed op de verwerking vóór de intrekking.
Stuur je verzoek naar yana@flowco.be. We antwoorden binnen één maand. Soms vragen we je om je identiteit te bevestigen, zodat we je gegevens niet aan de verkeerde persoon geven.
Omdat teamscans anoniem zijn, kunnen we individuele teamantwoorden niet aan jou koppelen. We kunnen ze daarom ook niet afzonderlijk opzoeken of verwijderen.
10. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:
11. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.